Organização de Eventos: Checklist do Profissional Contratado, do Fechamento ao Pós-Evento

Quando se fala em organização de eventos, a maioria dos conteúdos pensa em quem organiza a festa: o casal, a empresa, a família da debutante. Mas cada evento também depende de uma fila de profissionais contratados, e cada um deles tem a própria organização para fazer. Este checklist é para esse lado do evento: o de quem é contratado para trabalhar nele.

Quando o cliente fecha

• Confirme data, horário de início e de término, e endereço completo do local.
• Escreva o que está incluído no serviço e o que é cobrado à parte.
• Combine valor total, sinal, adiantamentos e prazo do saldo.
• Anote tudo na sua agenda antes de fechar a conversa.
• Envie o contrato para assinatura.
• Só considere a data reservada quando o sinal cair, e registre o pagamento com a data.

Um mês antes

• Confira se o contrato foi assinado.
• Veja se há adiantamento vencendo e lembre o cliente com antecedência.
• Confirme detalhes que dependem do cliente: roteiro, lista de músicas, número de pessoas para maquiagem, horário da cerimônia.
• Se o evento é em outra cidade, organize transporte e hospedagem.

Na semana do evento

• Mande uma mensagem de confirmação: horário, endereço e contato de alguém no local.
• Lembre o vencimento do saldo, se ele for antes do evento (veja como cobrar sem constrangimento).
• Revise equipamento, material e equipe.
• Planeje o trajeto e o horário de saída, com folga.

No dia

• Tenha no celular o endereço, o telefone do cliente e o horário. Nada de procurar em conversa antiga.
• Chegue com antecedência para montar ou se preparar.
• Se houver pagamento combinado para o dia, confirme antes de ir embora.

Depois do evento

• Marque o evento como concluído.
• Registre o pagamento final, se ainda não estiver registrado.
• Cumpra o prazo de entrega combinado (fotos, vídeo, material).
• Peça um depoimento ou uma avaliação, enquanto o cliente ainda está animado.
• Anote qualquer despesa do evento (combustível, estacionamento, ajudante) para saber quanto sobrou de verdade.

Se o evento for cancelado

• Siga a política combinada no contrato.
• Registre o cancelamento e, se houver devolução, o valor e a data do reembolso.
• Libere a data na agenda para outro cliente.

Checklist bom é checklist que você consegue seguir

A maior parte desses itens depende de ter a informação do evento à mão. Na agentto, cada evento reúne data, horário, local, cliente, serviço, sinal e adiantamentos, com status de agendado, concluído ou cancelado e registro de reembolso. O botão do WhatsApp abre a conversa com o cliente para as confirmações. No plano Pro, os contratos saem do seu modelo em Word e são assinados digitalmente, e o financeiro guarda as despesas. Comece grátis, sem cartão de crédito.