Prazo de Entrega de Fotos de Eventos: Como Organizar a Pós-Produção

Para o fotógrafo de eventos, a festa é só o começo. Depois vêm o backup, a seleção, a edição, a entrega e, muitas vezes, o álbum. Na alta temporada, com dois ou três eventos por fim de semana, a pós-produção vira uma fila que cresce mais rápido do que você consegue editar. Um prazo de entrega bem definido e uma fila organizada evitam o cliente ansioso e as noites viradas.

Defina um prazo que você consegue cumprir

O prazo certo não é o que impressiona na venda, é o que você consegue cumprir no seu pior mês. Para chegar nele:

• calcule quantas horas leva para editar um evento típico seu;
• veja quantas horas por semana você realmente tem para edição;
• considere a alta temporada, quando os eventos se acumulam.

Se em novembro você faz oito eventos e cada um leva 15 horas de edição, são 120 horas de trabalho depois das festas. Seu prazo precisa caber nessa conta.

Entrega em etapas acalma o cliente

Muitos fotógrafos entregam uma prévia com algumas fotos em poucos dias e o material completo depois. O cliente compartilha as primeiras fotos enquanto a festa ainda está fresca e espera o resto com tranquilidade. Combine quantas fotos vão na prévia e quando ela sai.

Escreva os prazos no contrato

O contrato deve dizer o prazo de entrega da prévia, das fotos completas e do álbum, se houver, além do formato e do meio de entrega (galeria online, link para download, pen drive). Veja o que não pode faltar no contrato.

Organize a fila de edição

Mantenha uma lista dos eventos em pós-produção com a data do evento e a data prometida de entrega. Trabalhe sempre pela data de entrega mais próxima. Alguns cuidados:

• Backup no mesmo dia: antes de dormir, os cartões estão copiados em dois lugares.
• Bloqueie horários de edição na semana, como se fossem eventos.
• Não aceite evento novo sem olhar a fila nas semanas mais cheias.

Avise antes de atrasar

Se perceber que não vai cumprir um prazo, avise o cliente antes do vencimento, com uma nova data. Um aviso antecipado é recebido como cuidado; um atraso sem aviso é recebido como descaso.

Saldo e entrega andam juntos

Uma prática comum é condicionar a entrega final ao pagamento do saldo. Combine isso no contrato e deixe claro na conversa. Para isso funcionar, você precisa saber quanto cada cliente ainda deve (veja como cobrar sinal e saldo).

A agenda do fotógrafo com o dinheiro de cada evento

A agentto guarda cada ensaio e cada evento com data, horário, local pelo CEP, cliente, pacote, sinal e adiantamentos, e mostra quanto falta receber, para você saber quem precisa quitar o saldo antes da entrega. No plano Pro, o contrato com seus prazos sai do seu modelo em Word, pronto para assinatura digital. Veja a página da agentto para fotógrafos ou crie sua conta grátis.