Planilha de Controle de Eventos: Quais Colunas Usar e Quando Ela Deixa de Funcionar

Muitos profissionais de eventos saem do caderno para a planilha, e é um bom passo. A planilha deixa tudo legível, permite somar valores e pode ser aberta no computador e no celular. Se você está nessa fase, este artigo mostra como montar uma planilha de controle de eventos que funcione de verdade, e também os sinais de que ela chegou ao limite.

As colunas que não podem faltar

Uma linha por evento, com estas colunas:

1. Data do evento
2. Horário de início e de término (anote os dois, principalmente se o evento passar da meia-noite)
3. Cliente (nome)
4. Telefone
5. Local (endereço completo)
6. Serviço (o pacote ou tipo de trabalho)
7. Valor do serviço
8. Deslocamento
9. Valor total (serviço mais deslocamento)
10. Sinal pago e data do sinal
11. Adiantamentos pagos
12. Falta receber (valor total menos sinal menos adiantamentos)
13. Status (agendado, concluído, cancelado)
14. Contrato assinado?

A coluna "falta receber" é a mais importante e deve ser uma fórmula, não um número digitado. É ela que responde a pergunta do dia a dia: quem ainda me deve e quanto?

Cuidados para a planilha não te enganar

• Datas no formato de data, não como texto. Só assim dá para ordenar e filtrar.
• Uma aba por ano fica pesada de comparar. Prefira uma aba só com todos os eventos e use filtros.
• Vários adiantamentos não cabem numa célula. Ou você cria várias colunas de adiantamento, ou anota a soma, e perde o histórico de quando cada um entrou.
• Congele a primeira linha com os nomes das colunas para não se perder ao rolar.

Os sinais de que a planilha chegou ao limite

A planilha funciona bem até certo ponto. Estes sinais mostram que ela começou a atrapalhar:

• Você evita abrir no celular. Editar células na tela pequena é trabalhoso, e o evento fechado no WhatsApp fica para "anotar depois".
• As fórmulas quebraram. Alguém apagou uma célula, uma linha foi inserida fora do lugar, e o "falta receber" parou de bater.
• Os adiantamentos viraram comentário. A informação de quando cada parcela entrou ficou numa observação ou se perdeu.
• Você não sabe o faturamento do mês sem montar um filtro ou uma tabela dinâmica toda vez.
• O contrato mora em outro lugar, e você não lembra quais estão assinados.

Se você se reconheceu em dois ou mais, vale conhecer um software de gestão de eventos que tenha plano grátis antes de passar mais um ano consertando fórmula.

Da planilha para o app sem dor

A troca é mais simples do que parece: você não precisa passar o histórico antigo. Comece pelos eventos futuros. Em uma tarde, cada evento que ainda vai acontecer entra no app com o que já foi pago, e a partir daí a planilha vira arquivo de consulta.

A agentto faz o que as colunas da sua planilha fazem, sem fórmula para quebrar: cada evento tem data, horário (inclusive depois da meia-noite), local pelo CEP, cliente, serviço, valor, deslocamento, sinal e quantos adiantamentos forem precisos, cada um com sua data, e o valor que falta é calculado sozinho. Funciona no navegador do celular. O plano gratuito tem até 3 eventos por mês, sem cartão. Crie sua conta grátis e passe os próximos eventos para lá.