Software de Gestão de Eventos Grátis: O Que Dá Para Fazer Sem Pagar

Quem está começando ou tem poucos eventos por mês quase sempre pergunta a mesma coisa: existe um software de gestão de eventos grátis que resolva? Existe, mas é preciso saber o que procurar. Muitas ferramentas que aparecem na busca são feitas para quem organiza congressos e vende ingressos, e não para o fotógrafo, o DJ ou a maquiadora que é contratado para trabalhar no evento.

Primeiro: que tipo de gestão de eventos você precisa?

Existem dois mundos com o mesmo nome:

• Gestão de eventos para organizadores: venda de ingressos, inscrições, credenciamento, check-in. É para quem produz um congresso, uma feira ou um show.
• Gestão de eventos para profissionais contratados: agenda de datas, clientes, sinal, saldo e contratos. É para quem trabalha em muitos eventos de clientes diferentes.

Se você é do segundo grupo, procure ferramentas pensadas para ele. O artigo sobre gestão de eventos para quem trabalha no evento explica a diferença.

O que um plano grátis precisa ter

Para valer o tempo de cadastro, um software grátis precisa resolver o básico de verdade:

• Agenda com os dados do evento: data, horário, local, cliente e serviço.
• Pagamentos por evento: registrar o sinal e os adiantamentos, e mostrar quanto falta receber.
• Uso no celular: é no celular que o evento é fechado.
• Sem cartão de crédito no cadastro: se pede cartão, é um teste que vira cobrança.
• Seus dados protegidos: confira se a empresa tem política de privacidade e segue a LGPD.

Os limites mais comuns dos planos grátis

Plano grátis tem limite, e isso é normal: é como a empresa paga as contas. Os limites mais comuns são:

• número de eventos por mês;
• número de tipos de serviço ou de usuários;
• recursos avançados, como relatórios financeiros e contratos, só no pago.

O importante é que o limite permita usar de verdade. Um plano grátis que deixa cadastrar dois eventos no total serve só para conhecer a tela.

Alternativas gratuitas improvisadas

Google Agenda, bloco de notas e planilha também são grátis. Eles resolvem parte do problema: o Google Agenda mostra as datas, mas não controla pagamentos; a planilha faz contas, mas é ruim de usar no celular. Veja a comparação em Google Agenda, caderno ou app e o guia da planilha de controle de eventos.

Quando vale começar a pagar

Pagar faz sentido quando a ferramenta economiza mais do que custa. Alguns sinais:

• o limite de eventos do plano grátis ficou pequeno para a sua agenda;
• você quer enxergar o faturamento do mês e a previsão dos próximos sem fazer conta;
• você perde tempo preenchendo contrato na mão a cada evento.

Se um único saldo esquecido por ano já paga a assinatura, a conta é fácil.

O plano grátis da agentto

A agentto é feita para profissionais contratados para trabalhar em eventos. O plano gratuito permite até 3 eventos por mês e 2 tipos de serviço, sem cartão de crédito, com agenda completa, sinal, adiantamentos e o cálculo de quanto falta receber. O Pro custa R$ 47 por mês ou R$ 420 por ano, libera eventos ilimitados, o financeiro com previsão e os contratos com assinatura digital, sem fidelidade. Crie sua conta grátis e teste com seus próximos eventos.